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Fristen
🎂 Geburtstage
Dokumente & Rechtstexte
Hier verwaltest du die Rechtstexte, die Mitarbeitende elektronisch unterschreiben. Änderungen an Texten löschen keine bereits geleisteten Unterschriften.
Listen & Serienmails
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Organigramm
Admin-Benutzer
Admin-Zugänge sind separate Passwortkonten und unabhängig von Mitarbeiter-Zugangscodes.
Handbuch
Admin: Überblick
Das Dashboard zeigt offene Änderungsanträge, Nachrichten und rote Ampel-Fälle. Rote Fälle bedeuten, dass eine für die Tätigkeit notwendige Voraussetzung fehlt oder abgelaufen ist.
Ampel
- Grün: alle Anforderungen erfüllt.
- Gelb: eine Frist läuft bald ab.
- Rot: erforderlicher Nachweis fehlt oder ist abgelaufen.
Die Ampel kann nach Status gefiltert und als CSV exportiert werden. In der Ansicht Pro Person kann direkt eine Nachricht vorbereitet werden.
Admin: Personen
In Personen werden Stammdaten, Kontaktdaten, Führungszeugnis, Schutzkonzept, Sicherheitsunterweisung und Datenschutz gepflegt.
Zugangsrolle
- leer: normaler Mitarbeiterzugang über persönlichen Code.
- LMA: Sichtzugang auf die komplette Datenbank im Gruppenleitungsbereich.
- Admin: Kennzeichnung im Datensatz, kein Ersatz für den Admin-Passwort-Login.
Wenn ein Ende der Mitarbeit gepflegt ist, erscheint die Person im Archiv. Löschungen im Archiv sind endgültig und sollten nur nach Prüfung erfolgen.
Admin: Tätigkeiten
In Tätigkeiten werden Kürzel, Bezeichnung, Anforderungen und Verantwortlichkeiten gepflegt.
- Ansprechpartner: frei eintragbar, mit Vorschlägen aus der Mitarbeiterliste.
- Bereichsverantwortlich: Person mit Zugriff wie eine Gruppenleitung für diese Tätigkeit.
- FZ/SK/SI: legt fest, ob Führungszeugnis, Schutzkonzept oder Sicherheitsunterweisung benötigt werden.
Wird ein Tätigkeitskürzel geändert, werden bestehende Zuordnungen automatisch mit angepasst.
Admin: Zuordnungen
In Zuordnungen wird eine Person einer Tätigkeit zugeordnet. Die Liste ist nach Namen sortiert und zeigt Anfang und Ende der Tätigkeit.
- + Zuordnung wählen.
- Person über das Suchfeld finden.
- Tätigkeit, Rolle, Von und optional Bis eintragen.
- Speichern.
Bestehende Zuordnungen werden per Klick auf die Zeile oder den Bearbeiten-Button geändert. Im Bearbeitungsdialog kann die Zuordnung auch gelöscht werden.
Admin: Dokumente
Unter Dokumente werden Rechtstexte und optionale PDF-Dateien verwaltet. Mitarbeitende unterschreiben diese im Portal elektronisch.
- Bestehende Unterschriften bleiben bei Textänderungen erhalten.
- Admin kann ein Dokument für eine Person als erledigt markieren.
- PDF-Dateien werden direkt im Tool angezeigt und zum Download angeboten.
Admin: Kommunikation
Unter Nachrichten können E-Mails über das lokale Mailprogramm vorbereitet werden. Vorlagen lassen sich im gleichen Bereich pflegen.
Listen & Serienmails erzeugt gefilterte Listen, Serienmail-Empfänger und CSV-Exporte. Ohne ausgewählte Häkchen werden alle Personen mit E-Mail-Adresse aus der aktuellen Liste verwendet.
Der Kontakt-Log dokumentiert Nachrichten, Telefonate, Änderungen, Unterschriften und Löschvorgänge.
Admin: Fristen und Archiv
Fristen zeigt ablaufende Führungszeugnisse sowie Geburtstage nach Monat oder Jahr. Die Geburtstagsliste kann inklusive Postadresse exportiert werden.
Archiv zeigt ehemalige Mitarbeitende. Datensätze mit erreichter Löschfrist können einzeln oder gesammelt gelöscht werden.
Gruppenleitung und Mitarbeitende
Gruppenleitungen melden sich mit dem persönlichen Code an und sehen ihre Gruppen. LMA sieht alle Gruppen. Bereichsverantwortliche sehen die Tätigkeit, für die sie eingetragen sind.
Mitarbeitende können im Portal eigene Daten prüfen, Änderungen beantragen, Nachrichten an die Verwaltung senden, Dokumente unterschreiben und Fortbildungen mit Nachweisen hinterlegen.